Was ist ein Hinweisgebersystem und wer muss eines führen?

Ein digitales Hinweisgebersystem ermöglicht es Personen anonym auf Missstände in Unternehmen hinzuweisen. Der Ausdruck „Hinweisgebersystem“ wird dabei synonym für ein System verwendet, das Mitarbeitenden und Dritten des Umfeldes einen vertraulichen Kommunikationskanal bietet, um Informationen über unregelmäßige Aktivitäten, Regelverstöße oder andere Missstände zu melden. Ein Hinweisgebersystem ist ein zentrales Element moderner Unternehmensführung und ein integraler Bestandteil eines Compliance Management Systems, das die Einhaltung von Recht, Gesetz und internen Regelungen sicherstellt.

Die Whistleblowing-Richtlinie der EU verpflichtet Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitenden zur Einrichtung eines Hinweisgebersystems. In Deutschland wurde diese Richtlinie durch das Hinweisgeberschutzgesetz umgesetzt, das im Juli 2023 in Kraft trat. In Österreich gilt das HinweisgeberInnenschutzgesetz seit August 2023. Der Gesetzgeber schreibt vor, dass Unternehmen ihren Mitarbeitenden und Geschäftspartnern ein Whistleblowing-System anbieten müssen, das den Schutz der Hinweisgebenden (Hinweisgeberschutz) und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zur Priorität macht. Die Einführung eines Hinweisgebersystems unterliegt der Zustimmungspflicht des Betriebsrats, sofern vorhanden. Die EU-Richtlinie gibt keine technischen Vorgaben, fordert aber die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Meldungen müssen innerhalb von 7 Tagen bestätigt und innerhalb von 3 Monaten beantwortet werden.

Ein Hinweisgebersystem fördert Transparenz, Vertrauen, ein besseres Betriebsklima und eine ethische Unternehmenskultur. Es ist ein wertvolles Instrument zur Aufdeckung von Korruption, Betrug, unregelmäßigen Aktivitäten und Regelverstößen. Die Kraft digitaler Hinweisgebersysteme liegt in ihrer Fähigkeit, Compliance-Standards und Datenschutz effektiv durchzusetzen. Die Auswahl des Systems sollte sich an den spezifischen Bedürfnissen und Prozessen des Unternehmens orientieren. Die Implementierung kann je nach Funktionsumfang von wenigen Tagen bis zu sechs Wochen dauern und erfolgt häufig mit Unterstützung externer Anbieter. Die regelmäßige Kommunikation über das Hinweisgebersystem im Unternehmen sowie die Schulung der Mitarbeitenden sind entscheidend, um Vertrauen zu schaffen und die Nutzung zu fördern.

Hinweisgebersysteme bieten verschiedene Kommunikationskanäle wie digitale Plattformen, E-Mail-Postfach, Whistleblowing Hotline, Ombudspersonen oder Briefkasten. Digitale Systeme ermöglichen eine anonyme und vertrauliche Meldung rund um die Uhr und lassen sich in bestehende Compliance-Management-Plattformen integrieren. E-Mail-Postfächer bieten meist keinen ausreichenden Datenschutz und keine echte Anonymität. Whistleblowing Hotlines und Ombudspersonen sind vertraulich, aber in der Erreichbarkeit eingeschränkt und oft kostenintensiv. Briefkästen ermöglichen eine vertrauliche Meldung, sind aber in der Kommunikation limitiert. Die Kombination verschiedener Meldewege kann die Effektivität des Hinweisgebersystems erhöhen.

Das Umfeldes eines Hinweisgebersystems umfasst nicht nur Mitarbeitende, sondern auch Geschäftspartner, Lieferanten und Bürger, die als betroffene Personen Hinweise geben oder von Regelverstößen betroffen sein können. Die Rolle der Ermittler, die Aufklärung und Untersuchung von Hinweisen sowie die Wahrung von Fairness und Transparenz im Prozess sind entscheidend, um die Rechte aller Betroffenen zu schützen. Klare Prozesse und Verfahrensordnungen sind notwendig, um die Bearbeitung von Hinweisen effizient und rechtssicher zu gestalten. Der Inhalt und die Informationen einer Meldung sind für die Qualität der Bearbeitung ausschlaggebend. Ein strukturierter Austausch und die Kommunikation zwischen Hinweisgebenden und Bearbeitern sind für die Aufklärung und Untersuchung von Regelverstößen unerlässlich.

Digitale Hinweisgebersysteme bieten zahlreiche Vorteile: Sie ermöglichen die Textdokumentation von Hinweisen, gewährleisten Anonymität, sind 24/7 erreichbar und lassen sich in Compliance-Plattformen integrieren. Beispiele aus der Praxis zeigen die Vielfalt der Systeme: Audi ermöglicht anonyme Meldungen und informiert Hinweisgebende über den Bearbeitungsstand. Das BPO-System von Mercedes-Benz bietet einen neutralen Mediator für vertrauliche Meldungen. Siemens etablierte nach einem Korruptionsskandal ein Hinweisgebersystem zur Prävention und Aufdeckung von Fehlverhalten. Die Deutsche Bahn nutzt ein internes System für anonyme Hinweise, während die Stadt Hamburg Bürgern eine Hotline und ein Online-Formular zur Meldung von Korruption bietet.